Ayuda, Visibilidad y Éxito en Prevención de Riesgos Laborales

¿Cómo lo consigo? ¿Qué tengo que hacer? ¿Qué significa en Prevención de Riesgos Laborales?

L@s profesionales de la Seguridad y Salud no estamos muy acostumbrados a dar visibilidad a nuestro trabajo porque el día a día nos tiene ocupad@s, porque no le damos importancia o porque no entendemos mucho de la parte de marketing.

Y en cierta manera, así es. Ahora reflexiona un momento y analiza qué ganas tu mism@, qué gana tu empresa y qué ganan tus compañer@s. Ésto es precisamente lo que quiero explicarte hoy y darte herramientas para crear un Plan de Comunicación en Prevención de Riesgos Laborales.

Nuestra sociedad muchas veces tacha de prepotencia o ego el “vender” el trabajo que haces pero, particularmente, lo considero una necesidad en esta nueva era, una necesidad que ayudará y aportará valor, de verdad, a otr@s personas.

¿Por qué debes crear un plan de comunicación para la Prevención de Riesgos Laborales?

  • Cambiar la cultura preventiva de Seguridad
  • Dar visibilidad sobre lo que la Prevención de Riesgos Laborales significa
  • Concentrar esfuerzos para obtener mejores resultados

¿Y qué beneficios tendrá tu organización si fomenta la cultura preventiva en Seguridad?

  • Tener tranquilidad por cumplir la Normativa vigente aplicable
  • Ganar control por el aumento de la productividad y la reducción de costes directos e indirectos
  • Incrementar la satisfacción por tener una imagen de empresa con la Seguridad y Salud como valor
  • Sumar felicidad por saber que l@s trabajador@s llegan a casa igual que vinieron

¿Qué necesitas para elaborar un plan de comunicación? Si ya estás convencid@, aquí te doy los pasos.

  1. Definir los objetivos

Ayúdate de preguntas como:

  • ¿Qué pretendes conseguir? ¿Quieres cambiar la mentalidad en prevención de riesgos laborales, un cambio total en la cultura preventiva o sólo formar sobre una nueva normativa?
  • ¿Es una campaña aislada, un plan de comunicación anual o a uno a largo plazo?
  • ¿Es sólo a nivel interno o va más allá y tiene en cuenta proveedores, contratistas clientes, administraciones y entidades para un reconocimiento externo?

Plantea objetivos SMART

Ejemplo: Informar 1 vez/mes a Gerencia sobre los avances del plan de comunicación

2. Conocer a tu audiencia interna y/o externa

Aquí debes tener en cuenta factores como la edad, los intereses, el tipo de trabajo que realizan, el conocimiento previo de prevención de riesgos laborales que tienen, cómo les gusta recibir la información (visuales, auditivos o kinestésicos), etc

Te podría ayudar de forma significativa el realizar un análisis DAFO (debilidades, amenazas, fortalezas y oportunidades) de tu organización.

Por ejemplo, una oportunidad sería si en tu región, las administraciones públicas incentivan las acciones para la mejora de la Seguridad y Salud y una amenaza el momento económico complicado que pasa tu empresa.

3. Determinar cómo quieres comunicarlo

Si conoces a tu público objetivo y cuáles son los objetivos, ya puedes analizar todos los canales posibles analógicos o digitales y escoger aquellos que más se adecúan.

El multicanal sería lo más recomendable:

  • Salvapantallas de los ordenadores
  • Cartelería hecha por ti mism@
  • Entretenimientos de mesa
  • Grupo WathsApp interno
  • Newsletter de la compañía
  • Prensa local
  • Evento online o presencial
  • Megafonía
  • Etc

4. Identificar los recursos

En este punto, tu análisis DAFO cobra relevancia y puede ser tu gran aliado. Busca las respuestas a:

  • ¿Qué presupuesto tengo para la ejecución del plan de comunicación de Seguridad y Salud?
  • ¿Puedo conseguir subvenciones de las administraciones? ¿patrocinadores para el cambio en la cultura preventiva?
  • ¿Necesito tiempo de alguien de mi departamento, de otra área, del Servicio de Prevención, etc?

Durante la ejecución deberás controlar el consumo de recursos para que se desvíe lo menos posible y, si es así, que sea por una causa justificada.

5. Definir qué quieres comunicar

Si se trata de un plan para el cambio total en la cultura preventiva de seguridad de tu empresa, muchos serán los puntos a comunicar. Si se trata más de una campaña para un tema en concreto, la tarea resulta más fácil.

Algunos temas a visibilizar en Prevención de Riesgos Laborales serían:

  • Equipo que forma parte del plan
  • Indicadores de Seguridad y Salud (leading y lagging)
  • Actividades realizadas o las próximas que se van a llevar a cabo
  • Objetivos corporativos
  • Formaciones específicas

Lo que sí debes tener en cuenta sea cuál sea la envergadura de lo que quieres comunicar es que el mensaje tiene que ser claro, simple, cortés y creíble.

6. Plan de acción

Ha llegado el momento de establecer las acciones que te ayudarán a cumplir con los objetivos marcados en tu plan de comunicación de Prevención de Riesgos Laborales, escogiendo el momento más oportuno, su duración, los recursos o medios necesarios y quién la ejecutará.

Te recomiendo que lo desarrolles de una forma fácil de seguir y obtener métricas con las que extraer conclusiones.

Utiliza herramientas corporativas que dispongáis como JIRA, herramientas de Microsoft como Microsoft Project u otras como Monday o Trello (tiene una versión gratuita). Busca en el mercado la que más se adecúe a tu forma de trabajar.

Y si no, siempre tienes Excel o el papel DIN A3, DIN A2,…. de toda la vida que lo hace muy visual.

¿La metodología a utilizar? Lean, Agile o la Gestión de Proyectos. Yo me decanto más por Lean o Agile en función del sector en el que esté tu empresa.

Desgrana al máximo que puedas, al nivel de tarea cada acción que determines para poder seguirla de forma más eficaz y que no se te olvide ningún paso.

Si tienes que realizar un video de cómo se identifican y evalúan los riesgos laborales de una determinada actividad, las fases serían:

  • Definición de la metodología de Evaluación de Riesgos
  • Elaboración del guión
  • Grabación
  • Edición del video
  • Publicación en las pantallas de las zonas comunes, en la intranet interna de formación o mediante un correo electrónico.

7. Evaluación de resultados

Ahora sí, ha llegado el momento de medir, de evaluar si estás en el buen camino o hay que hacer modificaciones al plan inicial establecido.

Conseguir los objetivos inicialmente planteados para un cambio en la cultura preventiva de Seguridad no es fácil y menos que lo alcances sin ninguna variación.

Detectarás con los instrumentos/indicadores de medición y control que hayas establecido si vas en plazo, si hay que utilizar nuevos canales o potenciar otros o si el presupuesto se mantiene a raya.

¿Cuándo tengo que medir o revisar? Depende de la duración total del plan, del seguimiento que requiera gerencia, de si debes presentar resultados a las Administraciones, etc.

Teniendo un plan de comunicación PRL a un año vista, diferenciaría 4 frecuencias:

  • Diaria interna. Si has bajado al detalle, podrás seguir y organizarte las tareas asignadas.
  • Semanal. Con el equipo de trabajo tanto de revisión como de mejora
  • Mensual. Uniéndola a la revisión general de temas de Seguridad y Salud en el Trabajo.
  • Trimestral. Con Gerencia, Equipo Directivo o en el propio Comité de Seguridad y Salud.

Ya lo tienes, ¡FELICIDADES con mayúsculas!

Antes de acabar permíteme dejarte 12 tips:

  • Presenta el plan de comunicación a tu Gerente/CEO/Director@, balance coste-beneficio
  • Cambia cada cierto tiempo de canal, no vale tener los carteles hasta que se desgastan por la luz o se caen dejando el celo pegado en la pared
  • Varía el tipo de mensaje o campaña: impactante, graciosa, amable, etc
  • Sé transparente con los datos que muestres
  • Busca grandes comunicadores para el equipo
  • Abre el foco y no comuniques sólo temas de moda
  • Practica la escucha activa, acepta sugerencias de mejora
  • Crea soluciones para los problemas en la Seguridad y Salud
  • Forma equipo también con los Delegados de Prevención y el Comité de Seguridad y Salud
  • Optimiza tu tiempo y el de las reuniones sin perder los objetivos de vista
  • Explota al máximo la creatividad
  • Disfruta en la creación y durante el camino

¿Y ahora qué?

Dale visibilidad a lo que la Prevención de Riesgos Laborales significa y a los beneficios que aporta una Cultura Preventiva de Seguridad y crea tu Plan de Comunicación. Si ves que es un proyecto demasiado amplio, empieza con una campaña para un tema en concreto para lo que queda de año. Te servirá para hacer todo el proceso más rápido, aprender, practicar y preparar el plan del año que viene.

Si de todas formas, quieres que te ayude, rellena el formulario de contacto con el asunto Plan de Comunicación.

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