¿Cómo una herramienta Lean puede favorecer la Prevención de Riesgos Laborales? ¿En qué consiste? ¿Qué beneficios tendrá para la Cultura Preventiva de mi empresa?

Seguro te has dado cuenta que el taller donde llevas el coche tiene cada herramienta en su sitio, las zonas están marcadas, todo etiquetado y limpio. Eso es un claro ejemplo de aplicación de la herramienta 5S de Lean pero déjame que te explique un poco más.

¿Qué son las 5S en Cultura Preventiva?

Existe una definición simple muy utilizada y que vendría a ser “qué, cuándo y dónde se necesita”.

Profundizando en la definición, se trata de una técnica en la que mediante una serie de actividades minimizas los despilfarros que contribuyen a errores, defectos y accidentes laborales.

Visualiza tu mesa de trabajo, tu oficina, carpetas digitales, el taller mecánico, el laboratorio o la propia planta productiva.

  • ¿Acumulas material, papeles, herramientas o sólo aquello que necesitas?
  • ¿Tardas más de 5 minutos en encontrar el fichero que buscabas y no sabes si es la última versión?
  • ¿Los cables de tu ordenador están en zona de paso?

Las 5S te ayudarán precisamente a que estas preguntan no te generen malestar y, obviamente, a mejorar diferentes aspectos de tu empresa: Cultura Preventiva, Calidad y Productividad.

¿Cuál es su origen?

Las 2 primeras S provienen de una idea para mejorar la Cultura Preventiva desarrollada en EE.UU en los años 20, en concreto del orden de los ambientes productivos.

¡Parece curioso que tras 100 años de historia, el orden sigue siendo un factor clave en la Prevención de Riesgos Laborales!

Esta idea se trasladó más tarde a Japón donde se amplían el resto de S hasta tener las 5 en los años 80.

¿Por qué tengo que aplicar la técnica de las 5S y en qué beneficia a mi Cultura Preventiva?

Todas las empresas que han implantado de forma adecuada y sostenida en el tiempo la herramienta 5S, afirman que sus principales beneficios son:

  • Herramienta de gestión visual
  • Bajo coste
  • Reducción de tiempos improductivos
  • Resultados rápidos
  • Estandarización de metodologías

Combinando bajo coste y resultado rápido, quizás te viene a la cabeza la herramienta Quick Win de la que te hablaba en otro artículo.

Ahora bien, si ponemos el foco en los beneficios para tu Cultura Preventiva, un ambiente ordenado, limpio y estandarizado te ayudará a:

  • Evitar tropiezos, caídas y resbalones o golpes
  • Etiquetar todas las sustancias que utilizamos
  • Tener un lugar dónde ubicar los EPI’s de forma segura
  • Ordenar tu mesa de trabajo facilitando el cumplimiento de PVD
  • Disminuir tu estrés y aumentar tu motivación

¿Cuál es el significado de cada S?

La implantación de la herramienta 5S de Lean en tu empresa es un proyecto en sí mismo que requerirá a medio o largo plazo la participación de todo el personal.

El primer paso es realizar un “piloto 5S”. Escoge una zona en tus instalaciones dónde hayas detectado problemas tanto de orden, limpieza y organización y un equipo de 3-5 personas que lo ejecutará.

Ten en cuenta que en este grupo no es necesario un/a experto/a en Prevención de Riesgos Laborales, ya que aprenderán durante el proceso o te tendrán como asesor/a externo/a.

1.SEIRI

Clasificar

¿Es útil, lo necesito ahora o en el futuro? ¿Puedo utilizarlo aunque esté en mal estado?

Identifica y clasifica los materiales/herramientas/datos indispensables, el resto serán apartados de la zona de trabajo.

El material o herramientas en mal estado deberás repararlo o eliminarlo para evitar riesgos laborales.

Si está en buen estado pero no lo requieres, ponle una etiqueta roja.

2.SEITON

Ordenar

¿Dónde debería de ubicar este material para que fuera fácilmente accesible? ¿Tengo miles de papeles delante del teclado? ¿Tengo un acceso directo a la carpeta?

Procede a ordenar lo indispensable del apartado anterior, facilitando las tareas de encontrar, usar y evitar tiempo perdido.

Se trata de encontrar la ubicación óptima para cada elemento teniendo en cuenta su frecuencia de uso. Puedes ayudarte de etiquetas, señales o numeración de carpetas de ficheros.

Ten en cuenta criterios de Prevención de Riesgos Laborales, tales como: manipulación manual de cargas, movimientos repetitivos o vías de evacuación.

3.SEISO

Limpiar

¿Cuál es la válvula a cerrar para hacer mantenimiento? ¿Cuándo fue la última vez que hice limpieza de ficheros obsoletos? ¿Es la superficie de trabajo adecuada?

Localiza y elimina la suciedad del puesto de trabajo para poder identificar defectos o fallos.

La limpieza es una tarea más a realizar que te ayudará a evitar averías en los equipos e instalaciones. Las reparaciones de mantenimiento suelen aportar riesgos laborales. Si disminuyes averías, reducirás accidentes laborales.

4.SEIKETSU

Estandarizar

¿Cómo sé dónde encontrar la documentación? Que esta herramienta esté aquí, ¿es normal?

Genera procedimientos o estándares para que las personas que trabajan allí sean capaces de distinguir cuando las 3 eses anteriores se están aplicando correctamente y cuando no.

Utiliza instrucciones simples esquemáticas muy visuales y destaca si hay algún elemento importante para la Prevención de Riesgos Laborales.

5.SHITSUKE

Mantener

¿Lo haremos siempre así? ¿Cómo sé que lo estoy haciendo bien?

Establece un sistema de auditorías o comprobaciones para asegurar que las 5S se van, paulatinamente, automatizando y formando parte del proceso estándar.

Una vez implantada esta técnica en la zona piloto, sigue un modelo PDCA (círculo de Deming) en dónde las propuestas de mejora tienen cabida y ayudará a su éxito.

Tendrás un espacio de trabajo mucho más agradable, reduciendo los accidentes laborales y aumentando la productividad y satisfacción del personal de tu empresa.

Otras consideraciones

En el mundo Lean y Kaizen, se suelen hablar de otros conceptos como son la herramienta 4R, la fase Katazuke previa a las propiamente 5S o las nuevas S: Shikari (constancia), Shitsukoku (Compromiso) y Seishoo (Coordinación).

Conclusiones

Te listaba con anterioridad los múltiples beneficios de las 5S pero quiero dejarte el que es, para mí, uno de los más destacados, el trabajo en equipo interdepartamental. Aúna esfuerzos para el área de Prevención de Riesgos Laborales, Calidad, Producción y Mantenimiento.

¿Tienes motivos suficientes? Añade mis 5 Tips finales por si todavía estas dudando:

  1. Sostenibilidad. Identifica una zona donde dejar los elementos prescindibles tras aplicar SEIRI. Quizás podrán reutilizarse en otra zona.
  2. Eficiencia. Haz un DILO (Day in the life of) y descubre en qué tareas o dónde se escapa el tiempo
  3. Adaptabilidad. Sin perder el propósito de la herramienta, adapta esta metodología a tu empresa.
  4. Cultura Preventiva. Incluye la revisión de elementos de seguridad como el estado del lavaojos o el bloqueo de vías de evacuación en las instrucciones 5S.
  5. Entrenamiento. El Equipo que ha desarrollado el piloto 5S documenta las fases y forma al resto de personal

Y ahora ¿qué? ¿Dónde puedo aplicar las 5S?

La respuesta es en cualquier instalación: tu mesa, las oficinas, un laboratorio, un taller, una planta productiva o una escuela.

Si tienes dudas o necesitas ayuda, ponte en contacto conmigo y estaré encantada de formar parte del proyecto.  😃

¿La has aplicado ya y quieres compartir tu experiencia? ¿Quieres añadir algún tip más? Gracias por comentar.

Referencias bibliográficas:

  • “0 accidentes. El sistema de Seguridad Preventiva Total” de Eduardo L. García
  • “Las claves del éxito de Toyota” Jeffrey K. Liker